DSA registrering av røntgenapparat

KM29 - Innmelding av røntgenapparater

Alle røntgenapparat (intraoral, panorama og CBCT) skal meldes inn til DSA av ansvarlig tannlege/strålevernskoordinator ved klinikken.

Registrering av klinikk og melding av røntgenapparater inn og ut av klinikken gjøres her https://ems.dsa.no/

En nyttig lenke å ha tilgang til er også Veileder 14

Det skal også sendes melding via samme portal om det oppstår hendelser som er rapporteringspliktige iht gjeldende lovverk.

Søknad før anskaffelse av CBCT

Virksomheter som anskaffer Cone Beam CT (CBCT) innen dental og maxillofacial radiologi, skal i henhold til strålevernforskriftens § 8 g være godkjent av DSA. Strålevernskoordinator skal før apparatet bestilles søke om godkjenning.

Dette er i 2025 kommet en endring i søknadsprosessen, du kan lese mer om dette og sikkerhetsrapporter her: https://dsa.no/godkjenning-for-bruk-av-straling

Har du ytterligere spørsmål til sikkerhetsrapport ta kontakt på e-post dsa@dsa.no.

Dokumentasjon som skal vedlegges søknaden:

• Samarbeidsavtale med radiolog
• Samarbeidsavtale med fysiker
• Dokumenterbar kompetanse for behandlere som skal betjene CBCT
• Serviceavtale inkludert mottaks- og årskontroll

Plandent vil bistå i søknadsprosessen.

Søknadskjema finner du ved innlogging på Min side (https://minside.dsa.no/dsa)

Logg gjerne inn og se om du finner din virksomhet (under Mine virksomheter) og godkjenningen deres (under Mine dokumenter).

Noen tips ved bruk av Min side:

1. Ved første innlogging, sjekk kontaktinformasjonen din og fyll inn eventuelt tomme felter.
2. Dersom dere har registrert virksomhet og strålevernkoordinator i EMS, kan det hende du allerede ved første innlogging finner deg selv og virksomheten din. Dette er fordi vi gjennomførte en import av godkjenninger og brukere, basert på eksisterende informasjon i EMS og andre DSA-interne systemer.
3. Hvis du ikke finner virksomheten din under «Mine virksomheter» , må du «Be om tilgang til en virksomhet» - fyll ut med nødvendig informasjon og send inn, så behandler vi saken din fortløpende.
4. Når du har fått tilgang på virksomheten kan du registrere strålevernkoordinator, denne saken behandles også fortløpende av DSA.
5. Det nye systemet bruker automatisk genererte e-poster. Dersom du savner svar fra oss/Min side, sjekk i søppelpost.

NB!

Dersom du skal søke om godkjenning på vegne av en virksomhet du ikke selv eier eller er ansatt i, må du være tilknyttet denne virksomheten på Min side. Da må du enten:

• Kontakte virksomheten og be de legge deg til som bruker på Min side, eller
• Logge deg inn på Min side, «Be om tilgang til en virksomhet» og her legge ved dokumentasjon som viser at du har fått tillatelse til å opptre på vegne av virksomheten.

Før apparatet installeres

Strålekilder kan ikke installeres før kunden kan vise til godkjenning eller bekreftelse på ferdigbehandlet melding fra DSA . Denne tillatelsen skal fremvises Plandents installatør.

Før apparatet tas i bruk

Det skal gjennomføres apparatspesifikk opplæring som også innbefatter strålevern.

Bygningsmessig skjerming av røntgenrom

Røntgenrom må skjermes slik at personer som oppholder seg i rom rundt ikke kan motta en dose over 0,25 mSv i året. DSA har utarbeidet anbefalinger til bygningsmessig skjerming av røntgenrommet, se Veileder 14. For CBCT-apparater som opererer under 100 kV vil det være tilstrekkelig med 1 mm blyekvivalens. For høyere rørspenninger kan det være aktuelt med 2 mm blyekvivalens. I slike tilfeller bør medisinsk fysiker kontaktes av ansvarlig tannlege for vurdering av skjermingen.

Strålevernet skal ikke vurdere bygningsmessig skjerming og ønsker derfor ikke å få tilsendt romplaner i forbindelse med meldingen. I meldesystemet bes virksomheten å angi om strålevernets anbefalinger er fulgt, eller om en på annen måte kan dokumentere at dosegrensene er overholdt.

Omsetning og utleie av strålekilder

Plandent er godkjent for omsetning og utleie av strålekilder av DSA i dokument GR06-40

Praktisk gjennomføring for innmelding av røntgenapparater

• Den som kan logge inn på https://ems.dsa.no/ er enten eier av organisasjonsnummeret til klinikken eller registrert Strålevernskoordinator.
• Det tar 1 til 2 dager før et innmeldt apparat blir godkjent fra DSA.

Legg til eventuelt nye brukere og opprett rommene med røtgenapparater under «Min Virksomhet».

Registrer alle røntgenapparater under «Mine meldinger» og «Opprett ny melding».

Serienummer kan brukes som intern ID dersom man har dette tilgjengelig eller det kan brukes andre referansenummere som er hensiktsmessige. Serienummer kan også legges til etter at apparatet er ferdig godkjent.

Når et apparat er innmeldt

• DSA sender pr mail når innmeldingen er ferdigbehandlet og godkjent. Når denne er kommet kan appratet settes i drift av Plandent.
• Går man inn på «Mine meldinger» og velger de ulike rommene finnes oversikten over innmeldte apparater og og de er ferdig behandlet.
• Grønn firkant viser status ferdigbehandlet og godkjent, som er det vi ønsker å se.
• Gul firkant viser innsendt, ikke ferdigbehandlet.